Poučení k přihlášce na akce pořádané spolkem Elvíra z.s.

Elvíra z.s.

IČO: 02146037, sídlo: Suchdol 150, 285 02

/ I / Nakládání s osobními údaji

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů účastníka akce je Elvíra z.s., sídlem Suchdole 150, 285 02, IČO 02146037 (dále jen správci).

Účel a rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679 (tzv. GDPR, dále jen Nařízení) a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon). Správci osobní údaje zpracovávají v rozsahu nezbytném pro pořádání akcí v rámci výkonu oprávněné činnosti spolku, a to konkrétně pro následující účel:

1)    evidence účastníků akce,

2)    dokumentace a propagace akce,

3)    kontaktování účastníka a jeho zákonných zástupců při zajištění činností v souvislosti s         pořádáním akcí a účasti osob na ní,

4)    poskytnutí údajů požadovaných orgány veřejné správy při čerpání finančních prostředků z     jejich rozpočtů nebo při plnění povinností vyplývajících z právních předpisů.

Správci zpracovávají o každém účastníkovi akce tyto osobní údaje:

a)    identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, údaj o pohlaví, trvalé   bydliště, fotografie,

b)    kontaktní údaje – kontaktní adresa, telefon, e-mail a další obdobné údaje,

c)    běžné podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa),     vznikající při dokumentaci činnosti na akci pro vnitřní potřeby spolku,

d)    údaje o zákonných zástupcích – jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, telefon, e-mail a     podobné údaje,

e)    další osobní údaje uvedené na povinných dokumentech jako jsou prohlášení rodičů, kopie     průkazu zdravotní pojišťovny a posudku o zdravotní způsobilosti dítěte.

Správci zpracovávají o účastnících akce, u kterých k tomu zákonný zástupce udělil samostatný souhlas, i tyto údaje:

f)     další podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa),   sloužící k dokumentaci činnosti a propagaci akce nad rámec vnitřní potřeby spolku,

g)    kontaktní údaje pro marketingové a další informační účely (např. zasílání informací o dalších   akcích, oznámení a pozvánky nad rámec účasti na akci).

Správci zpracovávají i údaje o zdravotním stavu (bod e), které Nařízení označuje jako „citlivé údaje“. Jedná se o údaje nezbytné pro posouzení zdravotního stavu účastníka pro účast na akci, slouží k preventivní ochraně zdraví účastníka a též jako informace pro ošetřujícího lékaře. Citlivé údaje mají k dispozici pouze osoby přímo se podílející na akci a jsou zpracovávány výhradně po dobu akce. Pro zpracování citlivých údajů potřebuje Elvíra z.s., výslovný souhlas, tento souhlas může být kdykoliv odvolán.

Výše uvedené osobní údaje účastníka akce jsou zpracovávány na základě souhlasu a také z jiných právních titulů – zejména na základě právní povinnosti (vést účetnictví, zdravotní dokumentaci apod.).

Podmínky zpracování, informace o zpracovávání a práva subjektu údajů

Zpracování osobních údajů je zabezpečeno tak byla zajištěna jejich ochrana před zneužitím.

Osobní údaje mohou být zpracovávány kromě Správce i jimi pověřenými zpracovateli, a to za použití manuálních a automatizovaných způsobů zpracování. Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny pouze těm osobám spolku Elvíra z.s., kteří je potřebují pro výkon své funkce (vedoucí, zdravotník).

Zákonný zástupce je povinen o účastníkovi poskytnout úplné a pravdivé údaje identifikační a kontaktní, relevantní údaje o zdravotním stavu a identifikační a kontaktní údaje alespoň o jednom zákonném zástupci. Poskytnutí těchto údajů je nezbytné pro činnost Správců ve vztahu k účastníkovi po dobu přípravy a realizace akce. V případě neposkytnutí těchto údajů účastník nemůže být na akci přijat. Poskytnutí ostatních osobních údajů je dobrovolné. Souhlas s bodem f) a g) je možné odvolat pro konkrétní záznam či obecně aniž by to byl důvod k neúčasti na akci.

Na základě písemné či ústní žádosti je spolek Elvíra z.s., povinen poskytnout účastníkovi (případně za něj jeho zákonnému zástupci) informace o osobních údajích o něm zpracovávaných.

Pokud se zákonný zástupce domnívá, že Správce, zpracovatel či další příjemce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s Nařízením, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může: požádat Správce, zpracovatele či dalšího příjemce o vysvětlení; požádat, aby jakýkoli Správce, zpracovatel či další příjemce odstranil takto vzniklý stav; obrátit se s podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů;  požadovat opravu osobních údajů v souladu s Nařízením; v případě použití údajů pro marketingové a informační účely má účastník tábora, resp. jeho zákonný zástupce právo vznést ke Správci námitku.

Účastník akcí, resp. zákonný zástupce má právo na přenositelnost těchto údajů a na právo na výmaz těchto údajů v souladu s Nařízením. Dále má právo dostat odpověď na svou žádost bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti Správcem.

Doba zpracovávání osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu přípravy a trvání akce a uplynutí dalších zákonných důvodů (účetnictví, zdravotní záznamy). Souhlas je možné vyznačit zaškrtnutím příslušného políčka uvedeného níže. Zákonný zástupce účastníka tím dává Správci souhlas se zpracováváním osobních údajů účastníka v rozsahu bodů a) až d), případně f) a g) výše, a to po dobu, po kterou budou tyto údaje relevantní ve vztahu k níže vymezeným účelům, nejdéle však po dobu 10 let po skončení akce.

I v případě, že zákonný zástupce nedal souhlas se zpracováním osobních údajů po skončení akce, některé údaje jsou Správci zpracovávány i po skončení akce na základě právních povinností, a to po dobu, která je stanovena právními předpisy.

/ II / Prohlášení a souhlas

Vyplněním a podpisem této přihlášky dává zákonný zástupce Správci souhlas se zpracováváním osobních údajů účastníka v souladu s Nařízením.

Zákonný zástupce:

• souhlasí s výše uvedeným způsobem zpracování osobních údajů účastníka a jeho zákonných zástupců po dobu přípravy a realizace akcí, pořádaných Elvíra z.s.
• výslovně souhlasí se zpracováním osobních údajů o zdravotním stavu účastníka,
• souhlasí v rámci běžné dokumentace činnosti na akci pro vnitřní potřeby spolku s pořizováním a použitím fotografií a audiovizuálních materiálů zachycujících účastníka jednotlivě, případně ve skupině s dalšími osobami,
• se zavazuje poskytovat včas úplné, přesné a pravdivé údaje potřebné pro činnost účastníka na akci,
• prohlašuje, že se seznámil se svými právy a právy účastníka v souvislosti se zpracováváním osobních údajů, včetně práva na odvolání souhlasu ke zpracování osobních údajů.